Os 10 principais erros de comunicação cometidos pelos CIOs

A habilidade dos CIOs para negociar tem ajudado a engajar os principais executivos da organização. Mas, ainda, ocasionalmente, esses gestores de TI cometem erros básicos, como usar uma ‘sopa de letrinhas’ e exagerar nas promessas de resultados.
Acompanhe os dez principais erros de comunicação cometidos pelos gestores de TI e que precisam ser evitados a qualquer custo:
1. Uso de jargões
Utilizar termos técnicos com profissionais que não estão em TI é o mais óbvio e comum erro cometido pelos CIOs e suas equipes. Ao utilizar um jargão, o executivo demonstra conhecimento limitado – inclusive da pessoa com a qual está conversando –, informa a presidente da consultoria em comunicação Lundberg Media, Abbie Lundberg.
2. Queixar-se de problemas técnicos
O CIO da escola de negócios Harvard Business School, Stephen Laster, lembra de uma conversa que ele teve recentemente com os principais líderes da companhia. O executivo entrou na reunião e iniciou uma discussão sobre a dificuldade de lidar com sua equipe, a qual estava enfrentando problemas técnicos no data center.

“Enquanto eu falava, entrei muito a fundo em uma questão específica do meu departamento. E o que os demais absorveram [da reunião] foi que eu tinha um monte de problemas. Assim, o máximo que consegui foi deixar as pessoas nervosas”, analisa.
Laster afirma que, após a reunião, seu chefe se aproximou dele e explicou que trazer para os demais profissionais questões específicas da TI só serviu para deixar todos preocupados e abalar a confiança deles no departamento de tecnologia. “Ele me disse que isso não significa que não posso trazer problemas para os demais, mas deveria fazer isso com uma linguagem que todos pudessem entender e colaborar com ideias", detalha o CIO.

3. Falar como alguém comercial

Peter Kretzman, que também escreve um blog sobre as perspectivas do CIO (http://www.peterkretzman.com/), conta que tem visto muitos executivos das áreas de negócio migrarem para posições de liderança em TI e tratar os profissionais de tecnologia como se fossem pessoas de vendas.
Assim, adotam termos motivadores na hora de delegar tarefas à equipe, o que não surte qualquer efeito, uma vez que as pessoas com formação técnica tendem a não ser estimuladas dessa forma, alerta.
O CIO precisa falar com sua equipe usando a linguagem mais apropriada a ela. Caso contrário, o líder virará um motivo de piadas e perderá o respeito dos profissionais, considera Kretzman.

4. Atenção às palavras
Quando as pessoas estão em um bar com amigos, podem usar qualquer termo. Contudo, algumas palavras, quando levadas para dentro do escritório, podem resultar em demissão. E Kretzman conta que já foi protagonista desse tipo de situação.
Ele lembra que o fato ocorreu durante uma das suas primeiras reuniões como CTO de uma companhia. Antes, a pessoa responsável pela TI da empresa era um jovem técnico, que tinha crescido dentro da organização. Durante um encontro com Kretzman e com outros seis gerentes de projeto, esse jovem profissional usou a seguinte frase: “Você precisa subir essas escadas e dizer aos executivos de negócios que eles se f*&$”, lembra o executivo que, alguns dias depois, foi dispensado por problemas de comportamento.

5. Falhar nas perguntas

“Grandes CIOs fazem perguntas interessantes e realmente escutam as respostas”, diz Abbie Lundberg. Ela defende que a capacidade de questionar os demais de forma adequada é uma competência crítica para um gestor de TI por três razões: provocar informações e ideias importantes; engajar os interlocutores; e ajudar a construir relações com as demais pessoas.
6. Impor ideias brilhantes sem convencer as pessoas

Os CIOs tendem a ser muito confiantes em suas idéias de como implementar as melhores tecnologias. Mas, muitas vezes, esquecem de olhar para as pessoas ao redor – suas equipes e o resto da empresa – com o intuito de buscar um consenso. Nessas horas, vem à tona o pensamento: “ninguém pode saber melhor do que eu sobre esse assunto”.
7. Usar técnicas assustadoras para convencer os demais

Quando tentam explicar por que certos investimentos em tecnologias precisam ser realizados, alguns CIOs erram ao exagerar ou simplificar demais os pontos para deixar claro que os executivos de negócio não entendem de TI, afirma Kretzman. Por exemplo, para conseguir investimentos em um novo hardware, alguns profissionais usam frases como: “precisamos comprar dez novos servidores amanhã, se não quisermos parar as
O problema com esse exagero é que ele faz crescer nas pessoas de negócio a sensação de que elas viraram reféns da TI. Para evitar isso, o CIO deve, sempre que for buscar recursos para solucionar uma questão técnica, apresentar algumas alternativas, com prós e contras, para que essa seja uma decisão tomada em conjunto. E o mais importante é focar no que realmente interessa para a corporação: o impacto financeiro, para os negócios e para os clientes.

8. Excesso de confiança
Mesmo que os fatos sejam críticos em qualquer apresentação de investimentos em TI, os CIOs não deveriam confiar demais neles, diz Abbie Lundberg. Os gestores que não têm muita credibilidade perante os demais executivos da organização sempre buscam apresentação de números e análises quando estão apresentando um business case (caso de negócios) de tecnologia. O que é um equívoco, aponta a especialista, ao justificar que as pessoas demandam de alguma conexão emocional para aprovar as iniciativas.
“O que eles precisam realmente fazer é contar uma história e estimular a imaginação das pessoas que estão tentando convencer. Basicamente, a todo momento estamos buscando mudar a opinião de alguém”, pontua Abbie. “Mas isso é algo que o CIO, que tem formação em tecnologia, enfrenta muita dificuldade”, acrescenta.
9. Não explicam adequadamente o valor da TI
Todo CIO sabe que é seu dever explicar o valor da TI em termos de negócios, mas, algumas vezes, isso não representa algo simples. “Em várias ocasiões, quando o gestor de TI fala sobre tecnologia para as áreas de negócio, ele só está pulando uma etapa do que realmente isso vai trazer de valor," afirma Abbie Lundberg.

Como exemplo, ela cita que os CIOs podem dizer ‘vamos conseguir ter essa informação em particular por que temos essas ferramentas de business intelligence’. Quando eles deveriam dar um passo atrás e explicar como a informação obtida pelo BI pode fazer diferença para o negócio, por meio de aumento das vendas ou melhor atendimento ao cliente.

10. Fazer apresentações cansativas

“As pessoas usam o Power Point de forma muito ruim”, lamenta Abbie Lundberg. As apresentações exageram no número de slides, no excesso de tópicos e apresentam muitas informações.
Abbie aconselha que, para ser eficiente, a apresentação em Power Point deve focar na audiência e no que ela deve considerar ou aprender.
A especialista aconselha que os CIO pensem em alternativas às apresentações tradicionais por meio de demonstrações práticas, por exemplo, e que permitam à audiência entender e interagir com o que está sendo falado.
Fonte: CIO – UOL By Blog do Maia

Fusões e aquisições colocam em jogo o desempenho da TI

Com o reaquecimento da economia, aumentou o volume de fusões e aquisições no mercado. E se o tema causa preocupação para os CEOs e presidentes, por outro lado, coloca em jogo a capacidade dos CIOs. Isso porque, de forma geral, esses processos envolvem uma complexa negociação sobre a integração da TI.

De acordo com a consultoria Gartner, nos casos de processos de fusão e aquisição, os CIOs precisam usar muito mais do que as técnicas convencionais de liderança e gestão. "É um processo complicado, pois em uma situação como essa já não há uma política uniforme de governança, apesar de normalmente já existirem metas e prazos agressivos, além de muitas surpresas no processo de integração", descreve a consultoria em um relatório sobre o tema.

A seguir, o Gartner elenca a participação da TI em cinco etapas fundamentais no processo de integração de empresas diferentes:

1 - Na fase de planejamento, no qual um plano básico de ação é descrito. Nas integrações mais bem-sucedidas, o planejamento da integração ocorre com muito cuidado e com a maior quantidade de informações possível e os envolvidos trabalham com o pressuposto de que a qualidade depende de informação disponível. O Gartner diz que a ideia de que as integrações devem ser conduzidas com rapidez é um mito. O planejamento e a comunicação precisam ocorrer o mais rápido possível, mas a velocidade da integração dependerá do contextos e dos objetivos da empresa formada.

2 - Na fase inicial de integração, na qual uma quantidade limitada de mudanças visíveis são instituídas para sinalizar a nova realidade das organizações. Nesta fase, costuma-se uniformizar endereços de e-mail, telefones, credenciais de segurança e mudança de pessoas-chave. O retorno dessa fase é a determinação de expectativas, redução de incertezas e motivação das partes mais importantes da equipe.

3 - Na fase inicial, na qual as mudanças de práticas mais urgentes são instituídas. A emergência vai depender da natureza e dos objetivos da integração, mas dentre as atividades mais comuns pode-se citar a adequação a questões legais e regulatórias e o alcance da transparência por meio da integração de informações financeiras e de gestão. Mostrar ao cliente interno a nova identidade e resolver as disparidade de gestão do capital humano são outros desafios. Segundo a consultoria, os riscos de execução são mais altos nessa fase, que envolve um alto nível de incertezas relacionadas a recursos humanos, governança transitória e gerenciamento de projetos.

4 - Na principal fase de integração, na qual a maioria das grandes mudanças de processos e sistemas são executadas. Detalhes do cenário pós-integração são colocados em seu lugar ao longo do tempo. Nas integrações onde se absorve um dos estilos, significa conseguir levar tudo à plataforma da organização que determina o modelo. Nas integrações onde se decide adotar pelo melhor do mercado, significa colocar a arquitetura de integração em forma.

5 - Na fase onde se tiram os benefícios da integração, tais como sinergias de custo e participação de mercado. Esta etapa também pode ser utilizada para tirar lições que vão orientar atividades de fusões e aquisições subsequentes e outras grandes transformações.

Conclusões

A diretora de pesquisas do Gartner Mary Mesaglio, explica que 25% dos esforços de integração de uma fusão ou aquisição típica vêm de tecnologia da informação, mas o que é exigido do departamento em cada fase de integração varia significativamente. "TI é muito solicitada nas fases iniciais, mas os esforços do departamento são menores, apesar de ainda substanciais, no longo período de tomada de benefícios", diz.

Mary ressalta que todo esse caminho a ser percorrido apresenta uma série de riscos. "Apesar disso, ele também representa uma oportunidade de demonstrar as capacidades e o valor para os negócios de TI, além de melhorar o desempenho dos membros da equipe. A integração bem-sucedida não depende somente do CIO e de TI, mas o papel dessas pessoas é fundamental, pois a integração de pessoas, operações, informações e processos requerem investimentos de tecnologia significativos".


Fonte: http://computerworld.uol.com.br
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